¿Cómo patrocinar uno de nuestros encuentros?

COASHIQ celebra sus Asambleas Generales Ordinarias, denominadas Asambleas-Jornadas Técnicas, con carácter cuatrimestral. La celebración de estos eventos viene coincidiendo, aproximadamente, con los meses de febrero, junio y octubre de cada año.

En todas estas Jornadas Técnicas, además de tratar los asuntos de carácter interno de la asociación, se programan diversas conferencias, a las que son invitadas empresas o profesionales del mundo de la Prevención en Seguridad Laboral. Estas ponencias están enfocadas a aumentar los conocimientos técnicos de los miembros de la asociación y dan pie a la puesta en común de experiencias dentro del sector.

Ante la demanda de diferentes entidades por auspiciar estas jornadas, se establecen, a título informativo, las siguientes bases:
1.     Patrocinio Básico (para las Jornadas Técnicas de un día de duración)

Habitualmente los plenos se celebran en los salones de un hotel. El emplazamiento ha de reunir las siguientes características:

• Capacidad para unas 80-100 personas
• Distribución en forma de escuela, esto es, las sillas para los asistentes han de disponer de una mesa delante que les permita tomar notas, y se habilitará un pasillo central.
• Mesa de Presidencia con cuatro puestos colocada al frente del salón en disposición diagonal o lateral.
• El frontal –de cara a los asistentes- albergará una pantalla para video proyección y un atril para el ponente.
• Altavoces y sonido adaptado en base a los dispositivos auxiliares de necesarios:

-  2 micrófonos fijos en la mesa de Presidencia
-  2 micrófonos inalámbricos de mano para desplazar entre los asistentes
-  1 micrófono de solapa
-  Un técnico audiovisual a disposición de la organización para la instalación, supervisión y posibles incidentes.

• Servicios de ‘coffee’ para los asistentes en el horario especificado por COASHIQ.

• Un auxiliar de sala o azafata.

La totalidad del gasto de las necesidades detalladas en este apartado es la cantidad que se perfila como aportación de patrocinio por parte de las empresas interesadas. En base a las últimos encuentros, podemos estimar que la cantidad ronda los 2.500€

2.    Patrocinio Extra (para las Jornadas Técnicas de dos días de duración)

En esta modalidad, las entidades interesadas en patrocinar el evento, además de lo expuesto en el apartado anterior, correrán con los gastos de una cena para asistentes y/o acompañantes (unas 90 personas aproximadamente). El ágape tendrá lugar en el mismo hotel donde se está llevando a cabo la Jornada Técnica.

Las Jornadas de dos días de duración suelen celebrarse en el mes de junio. Este encuentro, además de contar con el contenido técnico y asambleario ordinario, cierra con la entrega anual de los Premios COASHIQ a la Gestión de la Seguridad a las empresas asociadas que han cumplido con los objetivos marcados.  En este sentido, y como nota de interés a los patrocinadores, la asistencia se puede ver enriquecida con la presencia de grandes ejecutivos de alguna de las firmas galardonadas, autoridades y prensa, además de contar con algún servicio extra fruto de la programación definitiva del evento.

En este apartado se contempla la posibilidad de que el patrocinio pueda ser compartido con otra entidad o que cada jornada disponga de un patrocinador.

3.    El patrocinador

La Comisión Permanente de COASHIQ evaluará la idoneidad de la empresa interesada en patrocinar la Jornada Técnica.

COASHIQ propondrá el lugar destinado a la celebración del evento y facilitará el presupuesto real a la empresa para que esta se haga cargo de la parte detallada en los puntos 1 y 2 según corresponda.

El patrocinador podrá, no obstante, sugerir a COASHIQ el emplazamiento para la celebración de las Jornadas, haciéndose responsable del cumplimiento de todas las necesidades especificadas en el punto 1 de este documento.

El patrocinador tendrá derecho a programar una ponencia o presentación de sus servicios/productos durante la Jornada Técnica. Asimismo, al finalizar el encuentro y previo consentimiento, recibirá una relación nominal de los asociados conjuntamente con sus datos de contacto electrónico.

Se ofrece también al patrocinador la posibilidad de colocar elementos de identidad corporativa en los salones destinados a albergar el evento.

COASHIQ contempla además la posibilidad de discutir otras alternativas que la empresa patrocinadora pueda plantear y/o sugerir.

Madrid, marzo de 2015